Сектор муниципального архива

Сектор муниципального архива администрации муниципального образования Одоевский район

Функции сектора муниципального архива:

Осуществляет хранение и государственный учет документов и предоставляет в отдел архивного дела Министерства образования и культуры Тульской области по установленным формам сведения о хранящихся в отделе фондах.

Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности.

Разрабатывает и по согласованию с отделом архивного дела Министерства образования и культуры Тульской области представляет на утверждение администрации муниципального образования списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.

Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

Информирует органы местного самоуправления, иные учреждения и организации о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документальную информацию.

Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, в периодической печати.

В установленном порядке представляет документы архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования.

Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документооборота учреждений-источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между муниципальным архивом и организациями, учреждениями, предприятиями, находящимися на территории муниципального образования, ведет в установленном порядке государственный учет документов архивного фонда, хранящихся в учреждениях-источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории района.

Информирует администрацию муниципального образования, отдел архивного дела Министерства образования и культуры Тульской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Тульской области и архивах.

Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел учреждений – источников комплектования.

Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии отдела архивного дела Министерства образования и культуры Тульской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и по личному составу учреждений, организаций, документы которых подлежат приему на хранение.

Проводит семинары, консультации с лицами, ответственными за делопроизводство и архив по вопросам организации документооборота и подготовки документов для передачи на постоянное хранение в отдел.

Проводит прием граждан, рассматривает заявления, предложения, жалобы по вопросам, относящимся к компетенции муниципального архива.
Внедряет в практику архива нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, автоматизированные технологии обработки и поиска документальной информации.